鄂州职业大学采购管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为规范学校采购工作，提高资金使用效率，保证学校采购管理工作规范高效、廉洁运作，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《鄂州市市级政府采购目录和采购限额标准》及其他法律、行政法规有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 使用学校财政资金或与财政资金相配套的其他资金采购《政府采购目录》内的货物、工程、服务的，适用本办法。
不使用学校财政资金或者与财政资金相配套的其他资金采购货物、工程、服务的，根据实际情况可参照本办法执行。
本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括设备（一般设备和专用设备）、家具、图书、物资、材料、应用软件等。
本办法所称工程，是指网络工程、改造、维修、装饰、水电、拆除、绿化等。
本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。如电信服务、设备维修保养、聘请中介机构、工程咨询管理、印刷业务、物业管理、保险、信息技术服务等。
第二章 组织机构与职责
第三条 采购工作遵循公开、公平、公正的原则。学校采购招标工作组织结构和运行机制按决策权、执行权、监督权既相互制约又相互协调的原则设立。学校党委会和校长办公会履行决策、领导职责；立项单位、集中采购办公室和评标委员会履行执行职责；校监察处组履行监督职责。
第四条 学校党委会和校长办公会，负责研究决定采购与招投标工作的重大事项。主要职责有：
（一）全面负责学校的采购与招标工作。
（二）讨论决定学校采购与招标工作中的重大事项。
（三）讨论、审查学校采购与招标工作的规章制度。
（四）审定本应招标而因特殊情况无法实施招标项目的采购方式。
（五）审定重大项目的采购与招标方式。
（六）审批学校评审专家库名单。
（七）终审有争议的供应商资格。
第五条 学校各院部、职能部门、直属单位以及其它物资使用部门是采购项目的立项单位。主要职责有：
1.负责项目的市场调研、立项和报批(即采购需求制定与内部审核）；
2.负责编制采购项目技术参数、规格等，对采购文件的真实性负责；
3.负责招标项目技术释疑；
4.推荐一名代表参与评审；
5.负责项目合同洽谈、审查与签订并负责合同履行；
6.负责协助采购项目的验收、入库工作；
7.负责办理项目结算、报销手续。
第六条 集中采购办公室主要职责：
1.贯彻执行国家采购与招投标有关的法律法规和方针政策，拟订采购与招投标管理的制度与实施办法；
2.受理学校立项单位的采购项目，向财政部门的申报备案，确定采购方式。
3.组织采购项目的实施，组织或委托招标代理机构编制采购文件、供应商的报名、采购评审会议的召开；发布采购公告、成交公告，发放成交通知书等。
4.负责采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档。
5.负责组建学校“采购评标专家库”和“供应商信息库”，评审专家由校内有关技术和经济专业的专家组成。
第七条 纪检监察部门不定期地通过派员现场监督、调阅文件资料等方式实施监督。
第三章 采购申请与审批
第八条 学校的所有采购项目，必须编制采购计划和预算，需要通过有关职能部门和相关领导审核并经财务处核实经费来源后方可实施。
第九条 校属各单位应加强采购工作的计划性，定期集中、汇总采购计划，压缩采购批次，降低采购成本，保证各项采购工作按规定进行。零星采购项目原则上学校每月集中采购一次（紧急采购项目或不可预知的特殊项目除外）,由学校集中采购办公室组织校内评审专家评审。
第十条 紧急采购是指不可抗力因素或不可预见的紧急情况的情形所需实施的采购，包括自然灾害、意外事故、紧急抢修工程项目等等。对于紧急采购的项目，项目负责单位可视情况先向学校相关领导报告，并报集中采购办公室后方可进行实施，及时按规定补办相关手续。
第十一条 所有采购项目必须有年初经校党委会审核的预算。
（一）各部门均涉及的协议采购项目
各部门日常公用经费和专项经费中办公用品、办公耗材、印刷费、车辆租赁，由计财处按审核的预算作专项汇总报告，报相关职能部门、分管校长、校长审批，各部门按预算计划在学校协议采购供应商在实施采购。
（二）其他项目实施时按以下程序执行
1.10万元以下的货物及服务类采购项目由使用单位作专项报告（附明细清单），报相关职能部门及分管校长审批，由集中采购办公室集中采购。
2.10万元以上的货物及服务类采购项目由预算单位作专项报告并附采购需求（采购需求一般包括供应商资格要求、技术要求、商务要求等）。采购需求中的物品名称、数量和分项预算应当与采购预算相一致，报相关职能部门、分管校长、校长审批，由集中采购办公集中采购。
3.专项采购预算中预算达10万元及以上的需提交校长办公会研究决定；专项采购预算50万元及以上的，立项单位在采购项目申报前原则上应组织3名以上单数专家组成专家小组进行论证，出具专家论证报告，报党委会研究决定。
第十二条 集中采购办公室要对采购清单和预算进行审查，采购清单货物名称、数量、技术参数或工程量等与采购计划不符、项目预算不合理的，应退回立项单位调整或经过调查后直接更改。
采购清单设备名称、数量、技术参数或服务量、工程量一经审核确定后不得随意变更，如确因原采购清单申报有误将影响设备使用可能导致无法达成采购目的的，需经相关校领导重新审核后方可变更。
第四章 采购限额、方式
第十三条 学校采购分为政府采购、学校集中采购、委托部门采购。
（一）政府采购：凡纳入鄂州市政府集中采购目录内（含协议采购）和未纳入集中采购目录内但在限额标准（20万元）以上的货物、工程、服务，政府采购项目必须向市采购办申报采购计划，由学校集中采购办公室或委托代理机构实施采购。
（二）学校集中采购：是指政府集中采购目录以外，且限额标准以下的货物、工程、服务进行的非政府采购。
学校单项或批量采购金额在20万元（不含20万元）以下且未列入集中采购目录的货物、工程和服务项目，可不向政府采购办申报采购计划，由学校集中采购办公室或委托使用单位自行采购。委托使用单位采购项目必须由分管采购工作校长审批。学校集中采购项目可采取以下两种方式之一：①自行组织询价小组（由3人以上单数组成），制定简易的采购规则进行采购；②邀请3家及以上有资质的供货单位进行竞争性谈判采购；③依据项目实际情况组织相关部门与有资质的供应商进行协商谈判。
第十四条 政府采购项目一般采用以下方式：
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、协议采购、竞争性磋商等方式等。
第十五条 公开招标，是指采购人（招标人）以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。
1.单项或批量采购金额达到100万元以上的货物或服务；
2.学校认为必须进行公开招标的其他项目。
第十六条 单项或批量采购金额20万元以上100万元以下的货物或服务，可采取竞争性谈判、询价、单一来源、竞争性磋商等采购方式实施。有关程序和要求依照《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）执行。
第十七条 协议采购，是为了提高采购效率，简化采购程序，节约采购成本，依据政府采购法律法规和制度，进行公开招标确定协议供货商，并以签订协议的形式加以确定。在协议约定的时期内，各单位采购协议范围内的货物或服务时，应向中标或成交的协议供应商购买。
采用协议采购方式的采购项目，应当符合下列条件：
1.经过市政府采购中心或学校招标，选择若干供应商提供全年货物、工程或服务的；
2.采购的货物或服务属于协议供货范围的。
第十八条 任何单位不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购，或者将一种采购方式转为另一种采购方式（特殊情况须有学校领导审批意见）。
第十九条 采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式的采购项目，供应商数量原则上要求不少于3家。
服务类项目因特殊情况需要续签合同以保证服务工作连续性的，由使用部门申请经学校分管校长、校长批准后实施。
第五章 采购程序
第二十条 立项、审批
1.项目立项单位根据预算批复，提出专项采购请示报告，申报项目需注明项目名称、规格型号、数量、详细技术参数、参考价格、交货期等，不得指定品牌和供应商，所提供的技术指标，应是所有品牌的共性技术指标，不得以某一品牌特有的技术指标作为技术要求。
2.采购项目经相关部门及领导审批完后，交集中采购办公室。属于政府采购项目集中采购办公室将项目向市财政局申报备案采购计划，确定采购方式，再按规定实施采购。非政府采购项目由集中采购办公室组织采购或委托使用部门采购（委托书由集中采购办公负责人和分管采购领导审批）。
第二十一条 采购文件及相应文件的制作
集中采购办公室（或委托代理机构），根据财政审批的采购方式编写招标文件并发布公告，项目立项单位提供的采购数量、技术要求、交货、竣工或售后服务的时间等实质性要求作为拟制招标文件和合同的主要条款。
第二十二条 组织报名、发放招标文件
集中采购办公室（或委托代理机构）接受供应商报名，发放采购文件。
第二十三条 由学校集中办公室组织的采购项目，开标前2小时内，在校内专家库中随机抽取3名及以上单数评审专家组成评审小组〔参照《湖北省财政厅关于进一步做好省属高校政府采购有关工作的通知》（鄂财函〔2017〕214号）文件精神执行〕。
评审小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据招标文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。
第六章 合同签订
第二十四条 采购程序完成后，由立项单位根据《鄂州职业大学经济合同审核会签表》履行合同签订程序。
第二十五条 自确定成交单位之日起3日内，集中采购办公室或代理机构向成交供应商发出成交通知书。成交供应商在成交通知书发出30日内派法定代表人(或委托代理人)与项目立项单位签订合同。
第二十六条 成交供应商如果未按规定签订合同，或要求改变招标文件内容，导致30日内不能签订合同的则视为弃标，学校有权取消其成交资格，不予退还履约保证金，由第二候选人顺序成交。
第二十七条 项目立项单位如果未按规定签订合同，或未签订合同就先履行合同事项的，由项目立项单位负责人承担责任。
第二十八条 招标文件及其合法补充文件、投标文件是学校与成交供应商签订合同的依据，所签合同应当涵盖上述全部内容。
第二十九条 项目立项单位负责起草合同，依据学校合同管理办法有关规定形成合同签订文本，按程序审核完毕后加盖学校公章方可生效。
第七章 项目验收、资金支付与材料归档
第三十条 合同履行完毕后，由资产处牵头按采购合同规定的数量、技术、服务、安全标准等方面对供应商履约情况组织验收；验收小组由项目使用部门、项目管理部门、资产部门、财务部门和相关专业技术人员等3人及以上组成，并出具验收报告。验收的标的物应当与采购合同一致。验收小组成员应当在验收报告上签字，并对验收结果承担相应的责任。
第三十一条 政府采购项目验收合格后由立项单位将发票、合同、验收报告等交集中采购办公室办理合同备案手续，再由立项单位按学校财务按规定办理报账手续。
第三十二条 集中采购办公室应当妥善保管采购活动的招标文件以及采购过程中形成的其他文件数据等所有资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购项目完成后，应按照学校档案管理的规定集中归档到学校档案馆。
第八章 法律责任
第三十三条 采购活动相关部门及相关工作人员在采购过程中有违反政府采购法律法规行为的，依照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规的规定追究相应的法律责任。
第三十四条 采购活动相关部门及相关工作人员在采购过程中有违纪行为的，按照学校有关纪律处分的规定予以相应处分。
第九章 附则
第三十五条 本办法由集中采购办公室负责解释。
第三十六条 如本办法与上级文件相冲突或上级下发与之相关的新文件，则按照上级文件执行。
第三十七条 学校原有文件规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
第三十八条 本办法自印发之日起执行。