各院系（部）：
学生工作档案材料的建设是学生工作的一项重要内容，也是体现学生工作水平的重要方面，是提高学生工作管理水平、固化工作成果不可缺少的信息资源，是学校学生工作的宝贵财富。为进一步促进学生工作的规范化、系统化和科学化，各院系（部）及有关部门要进一步做好学生工作档案材料建设工作，建立健全各级各类学生工作档案材料，具体要求如下：
一、学生工作档案材料必须按照学校档案工作的相关规定和要求进行管理。
二、凡是能反映学生工作各项内容，并对日后学生工作具有查考、利用价值和各种文件及材料，列入归档范围。
三、学生工作档案材料实行三纳入和四同步管理。既将档案材料的归档工作纳入学生工作的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案材料工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。归档形式可按需要归为文字档和电子档。
四、学生工作档案材料按学校、部门、院系分级建设，各单位落实专人负责学生工作档案材料的管理。
五、归档的学生工作档案材料必须保证完整、系统、准确，各单位在向上级部门送交档案时，须自留复印件。注重平时积累，及时整理归档。各部门工作人员要把握工作流程各个阶段，为学生工作档案材料的归档做好充分准备。根据材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查找的原则进行归档。
六、归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
七、各院系必须完善贫困生档案、特殊问题学生档案、学生住宿档案、行政值班档案（包括节假日值班、晚自习及晚上查寝值班档案）。
八、涉及共青团工作的档案材料参照团委相关规定和要求完成。
附件：学生工作档案材料分类及材料目录.doc
鄂州职业大学
二〇〇八年十二月一日