9月14日-15日，鄂州职业大学迎来了来自全国各地的2023级新生，该校大一新生共计6000余人，迎新工作为期两天，学生到校后几秒钟就完成了现场报到直达宿舍。迎新工作如此便捷，因为他们使用了“智慧迎新系统”。
兵马未动，数据先行
2023年迎新工作在往年的基础上，持续优化迎新流程，致力于为新生们提供更加智慧、高效、便捷的迎新服务。学校信息技术中心从六月份就开始与学工处、教务处、招就处、财务处等部门密切合作，筹备迎新事宜。
招就处在录取结束后，直接将新生信息提交给信息技术中心，信息技术中心组织教务处、学工处、财务处等校内部门和WeLink、数据中台、信息门户、迎新系统等厂商伙伴，提前编制好学号并分配班级，6147名新生数据由源头进入数据中台，各个业务系统自动从中台获取一致的数据信息并进行业务方面的配置。
正因为前期准备工作充分，数据支撑到位。学生拿到录取通知书后，通过扫码注册，验证后获取到学号信息，凭学号直接进入“云中鄂大”数字校园，线上熟悉校园情况并获取各种应用的权限，享受和老生一样的无差别的“待遇”。
线上迎新，流程前置
为简化报到流程，信息技术中心组织相关伙伴持续优化应征入伍、住宿确认、军训服装预定、医疗保险、心理健康测试、绿色通道、费用缴纳等线上流程。
新生同学登录系统后，就可进行预报到，整个预报到过程只需要几分钟即可完成。
精准管理，安全高效
以往，校内师生习惯通过QQ、微信、电话、邮件等多种渠道沟通，方便的同时也存在一些问题，如无法有效确认群组人员身份，班级群组人员管理困难，也不能保证消息通知全员触达，且无统一通讯录，找人联系极为不便。
近年来，学校梳理校园组织架构，以数据中台数据为统一出口，统一数据来源，将学校全员信息自动同步至WeLink通讯录，以班级为单位创建通讯录、群组，实现组内通知全员触达，师生交流共享更便捷。
基于数据中台的班级组织数据创建的部门工作群，使得新生提前与辅导员等学院领导老师实现“线上见面”。学生登录系统后，自动进入班级群中。根据前期学工处提供的辅导员编配表，将各个班级的辅导员设置为班级群群主，全权负责新生的问题解答，实行精准管理，为新生提供贴心到位的服务。
同时，基于校内通讯录的组织，不是“鄂大人”，不能进“鄂大群”，群组安全且高效，有效防止“别有用心”的“外人”进行涉诈涉非的宣传散布。
一键扫码，报到入住
将迎新关口前移，提前发布信息，在网上办理部分手续，细化、简化报到流程，提升了工作实效。新生到校扫码确认后即可完成线下报到，自动获取宿舍信息后，直达宿舍完成入住。
“整个报到流程很简单，到校后只需要在录取的学院接待点进行入学资格审查，完成登记个人信息，非常方便。”来自四川广元的学生家长梁先生表示，他之前担心学生到校会有很多不方便，没想到学校设置的新生入学手续如此流畅，学生在这里读书他很放心。
通知公告，及时精准
通过WeLink的公告和“小微助手”推送功能相结合，学校的相关通知消息主打“精准”和“及时”。相比于传统软件的各种群消息的“狂轰滥炸”，学校消息公告准确传到指定访问的师生对象，比如说只针对2023级新生的消息提醒，就不会推送给其他年级的学生，已读未读直接显示。
分层分级，统计清晰
迎新系统还针对校领导、部门负责人、辅导员等进行了分层分级的权限管理和数据分类汇总。现场报到了多少人，各院部的报到完成情况，哪里来的，什么时间来的，各类管理人员通过手机就可一手掌握。
不知不觉智慧迎新已经陪着鄂职大第三个年头了，告别传统迎新模式，真正实现工作预置、智慧迎新，掌上报道！鄂州职业大学“智慧迎新”为新生提供便捷“一站式”报到服务，实现了数字化管理和无纸化审核，在迎新工作上实现了“数据多跑路，师生少跑腿！”的信息化建设愿景。
基于智慧校园的建设，后期将持续升级优化各个业务系统，为全校师生提供更为优质的数字化服务，彰显鄂职大的数字魅力！
